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Vistas y Priorización de Leads

Por: Artiko
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Vistas y Priorización de Leads

En los capítulos anteriores cubrimos el modelo mental de Sales Development en GitLab y cómo funciona la máquina de generación de pipeline. Ahora entramos al terreno operativo: dónde viven tus leads y cómo decidir en qué orden trabajarlos cada mañana.

Salesforce es la fuente de verdad para todo el trabajo de un SDR o BDR. Sin embargo, la plataforma por sí sola es solo una base de datos enorme. Lo que convierte esa base de datos en un sistema de trabajo accionable son las vistas: listas pre-filtradas que GitLab ha configurado estratégicamente para que nunca tengas que adivinar qué tocar primero.

Dónde viven tus Leads, Contacts y Accounts

Antes de hablar de vistas, es importante entender cómo llegan los registros a Salesforce, porque eso determina quién los trabaja y bajo qué reglas.

Inbound: el flujo automático

Los leads inbound son importados automáticamente a Salesforce por los equipos de Sales Operations y Marketing Operations. Cuando alguien llena un formulario, descarga un recurso, asiste a un webinar o solicita una demo, ese registro entra al sistema sin intervención manual del equipo de ventas.

Este flujo automático es la razón por la cual los SLAs de respuesta son tan estrictos: si un lead llenó un formulario hace dos horas y nadie lo ha contactado, la conversión potencial se enfría. Los SDRs son los primeros en tocar estos leads y tienen ventanas de tiempo específicas para hacerlo.

Outbound: el flujo manual

Los leads outbound son importados manualmente por el equipo BDR. El BDR identifica prospectos target (generalmente a través de herramientas como ZoomInfo, 6Sense o LinkedIn Sales Navigator), los sube a Salesforce y los asigna a las cuentas que está trabajando activamente.

La diferencia clave con el inbound es que aquí el BDR tiene control sobre el ritmo de importación. Sin embargo, eso no significa que pueda ignorar los leads que ya están en el sistema, especialmente si una cuenta muestra señales de intención.

Domestic Parent Account RoE

GitLab aplica la regla de Domestic Parent Account Rules of Engagement: si trabajas en un territorio, solo puedes trabajar leads cuya cuenta parent corresponda a tu país. Esto evita que dos SDRs o BDRs de distintos territorios contacten al mismo prospecto desde ángulos diferentes, lo cual genera confusión para el cliente y dificulta el seguimiento interno.

Antes de convertir un lead sin cuenta existente

Un paso crítico que muchos ignoran al principio: antes de convertir un lead que no tiene una cuenta existente en Salesforce, verifica que la dirección esté completa. Específicamente, el registro debe tener:

Sin estos dos campos, el lead puede quedar mal enrutado o generar duplicados al convertirse. Una dirección incompleta también dificulta la aplicación de las reglas de territorio. Es un paso de 10 segundos que evita dolores de cabeza mayores.

Tres formas de acceder a tus leads

Salesforce ofrece múltiples caminos para encontrar registros. Los tres más relevantes para el trabajo diario son:

1. Views — Tu herramienta de priorización diaria

Las vistas (Views) son listas pre-filtradas que GitLab ha configurado con criterios específicos: estado del lead, fecha de actividad, tipo de secuencia, etc. No tienes que construirlas ni mantenerlas: ya existen y están sincronizadas con las reglas de negocio actuales.

Las vistas son la herramienta principal para el trabajo día a día porque te permiten ver exactamente qué necesita atención ahora, ordenado por prioridad. La convención de nombres (Z1, Z2, Z3 para SDRs; B1 a B8 para BDRs) no es arbitraria: refleja el orden en que deberías trabajar los registros cada jornada.

2. Reports — Cuando necesitas datos que las vistas no muestran

Los reportes son consultas más flexibles que puedes construir o ejecutar sobre toda la base de datos. Son útiles cuando necesitas responder preguntas específicas como “¿cuántos leads de empresa grande tengo en Qualifying este mes?” o “¿cuántos MQLs llegaron esta semana pero no tienen una tarea programada?”.

Los reportes no reemplazan a las vistas para el trabajo operativo, pero son indispensables para análisis, revisiones de pipeline y preparación de llamadas de forecast.

3. Dashboards — La foto del estado general

Los dashboards son resúmenes visuales que agregan métricas de pipeline, actividad y cumplimiento de SLAs/KPIs. Son el instrumento de medición, no de trabajo. Un dashboard te dice si estás en buena forma respecto a los objetivos del mes, pero no te dice qué lead contactar ahora mismo: para eso vuelves a las vistas.

SDR Lead Views: Z1 a Z4

Las vistas Z están diseñadas para el flujo de trabajo de un SDR (Sales Development Representative), cuyo foco principal es la respuesta rápida a leads inbound con alta intención.

El orden de las vistas no es sugerido, es prescriptivo: debes limpiar Z1 antes de tocar Z2, Z2 antes de Z3, y solo después pasar a Z4. La lógica detrás es sencilla: los leads con mayor intención y menor tiempo de espera generan las tasas de conversión más altas. Distraerte con Z4 mientras tienes leads sin respuesta en Z1 es dejar dinero sobre la mesa.

Z1 — SDR Action Needed: First Focus

Esta es tu primera parada cada mañana, sin excepción.

Z1 contiene leads en estado MQL (Marketing Qualified Lead) cuyo Last Interesting Moment (LIM) corresponde a una de las siguientes categorías de alto valor:

El criterio adicional es que estos leads no están secuenciados todavía. Eso significa que nadie ha iniciado un outreach sistemático hacia ellos.

SLA: 2 horas. Este número no es aspiracional, es operacional. Las investigaciones de conversion rate muestran que el tiempo de respuesta es uno de los factores más determinantes en si un MQL progresa o se enfría. Si un lead con Handraise lleva 4 horas esperando respuesta, la probabilidad de conversión cae significativamente.

Acción requerida: Siempre usar High Touch sequences para estos leads. No es el momento de sequences de baja frecuencia. El LIM de alto valor indica que hay intención real; el High Touch asegura que esa intención encuentre una respuesta a la altura.

Z2 — SDR Action Needed: Second Focus

Z2 captura dos tipos de situaciones donde ya hay trabajo en curso pero se requiere acción inmediata:

  1. Leads en estado Accepted o Qualifying con LIM de alto valor que ya están en una secuencia activa y cuyo próximo paso vence hoy.
  2. Leads en estado Qualifying que no tienen ninguna próxima tarea programada.

El primer caso es simplemente ejecución disciplinada: el sistema te dice cuándo toca el siguiente toque, tú lo ejecutas. El segundo caso es más delicado porque un lead en Qualifying sin próxima tarea es un lead que puede quedarse en un limbo indefinido, lo que distorsiona el pipeline y eventualmente lleva a que leads calificados se “pierdan” sin un resultado claro.

Por qué esta vista existe: Un lead en Qualifying implica que ya hubo una conversación bidireccional. Dejarlo sin próxima tarea es básicamente abandonar una conversación a mitad. Z2 actúa como red de seguridad para que eso no ocurra.

Z3 — SDR Action Needed: Third Focus

Z3 es el complemento de Z1: contiene los MQL leads restantes que no cumplen los criterios específicos de Z1 (es decir, su LIM no es de las categorías de mayor prioridad o ya están en secuencia).

SLA: 24 horas. El plazo es más amplio que Z1 porque la señal de intención es menos urgente, pero sigue siendo un compromiso real. Un MQL tiene vida útil limitada: si no se trabaja dentro de las primeras 24 horas, la ventana de alta conversión empieza a cerrarse.

Decisión clave en Z3: Para cada lead en esta vista, debes decidir si aplicar High Touch o Low Touch sequence. No todos los MQLs justifican el mismo nivel de esfuerzo. El LIM, el tamaño de la empresa y el título del prospecto son los factores principales para esa decisión.

Z4 — SDR High Priority (Non-MQL Leads)

Z4 contiene leads que no tienen estado MQL pero que Marketing ha marcado como High Priority por razones específicas (señales de intención en la cuenta, fitting con el ICP, interacción con contenido estratégico, etc.).

SLA: 2 días. Es la ventana más amplia de las cuatro vistas.

Regla fundamental: Z4 se trabaja solo después de haber limpiado Z1, Z2 y Z3. Esto se aplica estrictamente porque los leads non-MQL, por definición, no han mostrado la misma señal de intención que los MQL. Priorizar Z4 sobre Z1 sería trabajar en orden inverso al valor potencial.

La razón de la existencia de Z4 es que el sistema de clasificación MQL/non-MQL no es perfecto. Hay leads que muestran señales de intención que los algoritmos de MQL scoring no capturan bien, pero que un humano (o el equipo de marketing) puede identificar. El campo High Priority Reason en el registro explica por qué Marketing tomó esa decisión y es lo primero que debes revisar antes de trabajar cualquier lead en Z4.

Flujo de priorización diaria SDR

flowchart TD
    A([Inicio de jornada]) --> B{¿Z1 tiene leads?}
    B -- Sí --> C[Trabajar Z1\nSLA: 2 horas\nHigh Touch sequences\nMQL + LIM alto valor]
    C --> D{¿Z1 limpio?}
    D -- No --> C
    D -- Sí --> E{¿Z2 tiene leads?}
    B -- No --> E
    E -- Sí --> F[Trabajar Z2\nAccepted/Qualifying con LIM\nNext step vence hoy\nQualifying sin tarea]
    F --> G{¿Z2 limpio?}
    G -- No --> F
    G -- Sí --> H{¿Z3 tiene leads?}
    E -- No --> H
    H -- Sí --> I[Trabajar Z3\nSLA: 24 horas\nDecidir High Touch\no Low Touch]
    I --> J{¿Z3 limpio?}
    J -- No --> I
    J -- Sí --> K{¿Z4 tiene leads?}
    H -- No --> K
    K -- Sí --> L[Trabajar Z4\nSLA: 2 días\nNon-MQL High Priority\nRevisar High Priority Reason]
    K -- No --> M([Pipeline limpio — revisar Reports/Dashboards])
    L --> M

BDR Lead Views: B1 a B8

Las vistas B para leads están diseñadas para el flujo de trabajo de un BDR (Business Development Representative), cuyo foco es la prospección outbound en cuentas target y el seguimiento de señales de intención en cuentas Actively Working (AWA).

A diferencia del SDR, el BDR trabaja un universo de cuentas específico. Las vistas B no son simplemente “leads que llegan”; son el resultado de cruzar leads con el territorio de cuentas que el BDR tiene asignado.

FY26 B1 — My Leads, Action Needed

La vista equivalente a Z1 para BDRs. Contiene leads en estado MQL o marcados como High Priority (inbound que aterrizaron en tu territorio o cuentas).

El campo High Priority Reason es clave aquí: explica si la prioridad viene de una señal de intención de 6Sense, un formulario estratégico, un executive handraise, u otra fuente. Ese contexto determina el tono y la urgencia del outreach.

Por qué existe: Un BDR puede estar enfocado en outbound puro y perder de vista leads inbound que llegaron a sus cuentas. B1 actúa como alerta de que hay actividad entrante que requiere respuesta inmediata.

FY26 B2 — AWA Leads w/ LIM

Leads asignados a tu nombre en cuentas que están en estado Actively Working (AWA), ordenados por Last Interesting Moment Date.

La instrucción de ordenar por LIM Date no es opcional: quieres ver primero qué contactos dentro de tus cuentas AWA han mostrado actividad recientemente. Cruzar esa fecha con el Lead Classification Score te da una imagen combinada de “¿qué tan reciente es la señal?” + “¿qué tan calificado está este contacto?”.

Por qué existe: Cuando una cuenta está en AWA, cualquier señal de actividad de un contacto dentro de ella es potencialmente valiosa. B2 agrega esas señales en un solo lugar para que no tengas que rastrear cada cuenta individualmente.

FY26 B3 — Change Owner AWA’s

Esta vista resuelve un problema de timing específico: leads que no pudieron ser transferidos a tu nombre porque cuando moviste la cuenta a AWA, esos leads ya estaban en estado Accepted, MQL o Qualifying — estados donde la propiedad del lead está activa y un cambio de dueño puede interrumpir flujos en curso.

El resultado es que esos leads quedaron con el propietario anterior pero pertenecen a cuentas que ahora son tuyas. B3 los surface para que puedas coordinar la transferencia o, al menos, tener visibilidad de su estado.

Por qué existe: Sin esta vista, un BDR podría asumir que tiene control completo de todos los contactos en sus cuentas AWA cuando en realidad hay leads activos que todavía no le fueron transferidos. Eso genera gaps en el outreach coordinado a la cuenta.

FY26 B4 — My HT Leads W/ Phone

Leads actualmente en secuencias High Touch que tienen número de teléfono disponible.

Esta vista está diseñada específicamente para call blitzes: sesiones focalizadas donde el BDR hace llamadas en bloque en lugar de intercalarlas con otras actividades. Tener todos los leads con teléfono en un solo lugar permite trabajar en modo “marcación rápida” sin saltar entre vistas.

Por qué existe: Las secuencias High Touch incluyen pasos de llamada. Identificar qué leads tienen teléfono permite maximizar la tasa de contacto en esos pasos en lugar de encontrarse con registros sin número en medio de un blitz.

FY26 B5 — My Qualifying Leads

Leads en estado Qualifying que están en una conversación bidireccional activa con el BDR.

Este estado implica que ya hubo un primer contacto exitoso y hay un diálogo en curso. Los leads en B5 están en la fase más delicada del funnel: si la conversación se interrumpe, el lead puede enfriarse o ser captado por la competencia.

Por qué existe: Concentrar todos los leads en conversación activa en una vista permite al BDR hacer seguimiento sistemático sin tener que recordar manualmente qué conversaciones están abiertas.

FY26 B6 — 6QA Imported Leads

Leads auto-importados vía ZoomInfo que se generaron como resultado de que la cuenta fue movida a Showing Intent mediante la plataforma 6Sense.

El flujo es: 6Sense detecta señales de intención en una cuenta (búsquedas de términos relevantes, visitas a páginas de competencia, investigación de precios, etc.) → la cuenta sube a “Showing Intent” → el sistema automáticamente importa contactos relevantes de ZoomInfo → esos contactos aparecen en B6.

Por qué existe: Este es uno de los flujos de prospección outbound más valiosos porque los leads no vienen de una campaña de marketing genérica sino de señales de intención de compra reales. B6 los centraliza para que el BDR los trabaje de forma diferenciada, con messaging que reconoce que la cuenta está en un momento de evaluación activa.

FY26 B7 — AWS Prospecting Last 7 Days

Leads provenientes de AWS generados en los últimos 7 días.

La integración AWS-GitLab es un partnership estratégico. Los leads de este canal tienen un contexto técnico específico (infraestructura cloud, DevOps, CI/CD en entornos AWS) que el BDR debe incorporar en el outreach. La ventana de 7 días mantiene el foco en señales recientes.

Por qué existe: Los leads de AWS son un segmento suficientemente específico como para merecer su propia vista. El contexto de la fuente permite personalizar el messaging desde el primer toque.

FY26 B8 — AWA Leads w/ no LIM

Leads en Recycle Queue (cola de reciclaje) cuya Last Interesting Moment Date tiene más de 12 meses de antigüedad, pertenecientes a cuentas AWA.

Estos son leads que alguna vez mostraron actividad pero que llevan más de un año sin señales. Están en la cola de reciclaje precisamente porque el sistema los considera “fríos”. Sin embargo, un BDR activo en esa cuenta puede tener razones para reactivarlos: un cambio en el rol del contacto, una nueva funcionalidad de GitLab relevante para su stack, o simplemente que el ciclo de evaluación de herramientas de la empresa se está renovando.

Por qué existe: Ningún lead debe caer en el olvido permanente dentro de una cuenta AWA. B8 los hace visibles para que el BDR tome una decisión consciente: reactivar o descartar, no ignorar por defecto.

Contact Views: B1 a B4

Los Contacts en Salesforce son personas ya vinculadas a una Account existente. A diferencia de los Leads (que son registros “sueltos” en proceso de calificación), los Contacts ya tienen una relación establecida con una cuenta en el sistema.

Las vistas de Contacts para BDRs son paralelas a las vistas de Leads, pero operan sobre estos registros ya convertidos y asociados a cuentas.

FY26 B1 — My Contacts, Action Needed

Contacts en estado MQL o High Priority asignados a tus cuentas.

SLA: 2 horas. El mismo estándar que para leads MQL de primer foco. Un Contact con estado MQL es señal de que alguien que ya conoces (o que ya está en tu universo de cuentas) acaba de mostrar intención. Eso es más valioso que un lead frío.

FY26 B2 — AWA Contacts

Contacts asociados a cuentas en Actively Working en tu nombre, ordenados por Last Interesting Moment Date.

La lógica es idéntica a B2 de Leads: dentro de tus cuentas AWA, quieres ver primero qué Contacts están mostrando actividad reciente. La diferencia con B2-Leads es que estos registros ya son Contacts, lo que implica que probablemente hubo una interacción previa y el histórico de la cuenta puede proporcionar contexto adicional.

FY26 B3 — My HT Contacts W/ Phone

Contacts activos en secuencias High Touch que tienen teléfono disponible.

El mismo propósito que B4-Leads pero para Contacts. Útil para call blitzes enfocados en personas ya dentro de tu universo de cuentas trabajadas.

FY26 B4 — My Qualifying Contacts

Contacts en estado Qualifying con conversación bidireccional activa.

Similar a B5-Leads pero para Contacts. Estos son los registros en la fase más crítica del funnel dentro del universo de cuentas trabajadas.

Account Views: B1 a B5

Las vistas de Accounts operan a nivel de empresa, no de persona individual. Son la herramienta de gestión del territorio: te permiten ver el estado de tu universo de cuentas, identificar vencimientos y asegurarte de que la estrategia de prospección esté documentada.

FY26 B1 — My BDR Assigned Accounts

Todas las cuentas donde apareces en el campo BDR Assigned.

El uso principal de esta vista es la actualización masiva de dos campos críticos:

Mantener estos campos actualizados no es opcional. Son la base de los reportes de pipeline y de las conversaciones con tu manager en las revisiones de territorio.

Por qué existe: Con decenas o cientos de cuentas asignadas, necesitas poder actualizar el estado en masa sin ir cuenta por cuenta. B1 hace posible esa actualización eficiente.

FY26 B2 / B3 — My Actively Working Accounts

Cuentas en estado Actively Working (AWA) asignadas a tu nombre. Algunos territorios tienen dos vistas (B2 y B3) para segmentar AWA por tamaño de empresa u otro criterio.

Estas son las cuentas donde deberías concentrar la mayoría del esfuerzo de prospección. AWA significa que ya tomaste la decisión de invertir tiempo en esa cuenta. Estas vistas te dan una foto rápida de cuántas cuentas AWA tienes y cuáles necesitan actividad.

FY26 B4 — BDR Recycle Date Past Due

Cuentas AWA cuya BDR Recycle Date (fecha de reciclaje) ya venció.

La BDR Recycle Date es la fecha límite que le pusiste a una cuenta: “si no progresa hacia pipeline antes de esta fecha, la muevo fuera de AWA”. Cuando esa fecha pasa y la cuenta sigue en AWA, hay un problema de gestión de territorio.

Acción requerida: Revisar inmediatamente. Para cada cuenta en B4 debes tomar una de tres decisiones: renovar la fecha (con justificación), moverla a “Worked in FY”, o escalarla con tu manager si hay una razón estratégica para mantenerla en AWA más tiempo.

Por qué existe: Sin esta vista, las cuentas con Recycle Date vencida permanecen en AWA indefinidamente, inflando el número de cuentas “activas” con cuentas que en realidad ya no se están trabajando. Eso distorsiona el pipeline y la productividad reportada.

FY26 B5 — Moved to “Worked in FY” This Week

Cuentas que fueron transicionadas a Worked in FY en los últimos 7 días.

Una cuenta llega a “Worked in FY” cuando el BDR la trabajó activamente durante el fiscal year pero no generó pipeline. Es un estado de cierre del ciclo: “hice el esfuerzo, no hubo progreso por ahora”.

Verificación requerida: Para cada cuenta en B5 debes confirmar que el campo Worked in FY Reason esté completo y preciso. Este campo es la documentación de por qué la cuenta no progresó: ciclo presupuestario, no era el momento, contacto equivocado, competencia ya instalada, etc.

Por qué existe: Sin documentación del motivo, la organización pierde aprendizaje valioso. La próxima persona que trabaje esa cuenta (en el siguiente fiscal year o en una nueva región) necesita saber qué intentos se hicieron y por qué no funcionaron. B5 actúa como checkpoint para garantizar que esa documentación exista antes de que la cuenta salga del radar activo.

Resumen operativo

Las vistas de Salesforce no son solo listas: son la expresión en código de las prioridades estratégicas de GitLab Sales Development. Cada vista existe porque hay una situación específica que necesitaba visibilidad sistemática: leads que se enfrían, cuentas con fechas vencidas, contactos en conversación activa sin seguimiento, registros que no se transfirieron correctamente.

El trabajo diario de un SDR o BDR de alto rendimiento en GitLab empieza siempre desde las vistas, en orden, sin saltarse pasos. La disciplina de seguir ese orden es lo que convierte un sistema de CRM en un motor de pipeline predecible.

En el próximo capítulo cubriremos los Lead Statuses y el ciclo de vida completo de un lead: qué significa cada estado, cuándo y cómo moverlo, y cuáles son los errores más comunes que distorsionan el pipeline.

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